REGOLAMENTO EUROPEO IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI 2016/679

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1) l’accesso e consultazione del sito comporta la registrazione automatica dei seguenti dati:

• dominio internet e protocollo IP
• tipo di browser e sistema operativo del computer utilizzato
• risoluzione Video e nome del PC
• data, ora e permanenza nel sito
• pagine visitate
• eventuale motore di ricerca dal quale si è entrati nel sito

2) Le informazioni raccolte automaticamente possono essere utilizzate:

• per fini statistici
• per migliorare la navigazione e i contenuti del sito

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COOKIES

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In conformità al Regolamento UE 2016/679 la informiamo sui trattamenti che intendiamo effettuare sui vostri dati personali:

La Systema Consulting Srl, Sede legale Via Carlo Arturo Jemolo, 303 – 00156 Roma, in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali ai sensi del Regolamento UE 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche la informa essere titolare di suoi dati personali e che procederà al relativo trattamento per le finalità e con le modalità più oltre indicate:

Finalità del trattamento dei dati personali.

A.1 Finalità pre-contrattuali e contrattuali

a) Fornire una proposta precontrattuale di servizi di:

• servizi di consulenza aziendale
• servizi di consulenza informatica
• formazione aziendale in aula ed e-learning;
•  servizi di sorveglianza sanitaria e medicina del lavoro;
• servizi di sicurezza nei luoghi di lavoro;

b) Obblighi derivanti dalla stipula del contratto dei servizi di cui sopra da voi sottoscritto;

c) Comunicazioni su aggiornamenti di servizio, invio di comunicazioni, questionari di gradimento, note informative o elaborati connessi al contratto dei servizi di cui sopra da voi sottoscritto.

A.2 Finalità di adempimento di obblighi previsti dalla legge, da regolamenti o da normative UE.

I dati personali saranno trattati per adempiere agli obblighi previsti dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria e per finalità civilistiche, contabili e fiscali, in materia di lavoro, di previdenza ed assistenza sociale. 

 A.3 Finalità di marketing

I dati saranno trattati per trasmettere comunicazioni a mezzo email relativamente a offerte di servizi e promozioni commerciali su servizi correlati alle proposte commerciali già inoltrate.

I dati che saranno trattati per le finalità sopra esposte, sia in forma cartacea che elettronica, possono essere: dati personali di contatto, nome, date e luogo di nascita, codice fiscale, mansioni, documenti di identità o indirizzi e-mail di vostri dipendenti e vostri clienti da voi comunicati. Al solo fine di espletare i servizi di medicina del lavoro saranno trattati anche dati relativi allo stato di salute dei vostri dipendenti.

Utilizzo di sistemi di intelligenza artificiale

Ai sensi della Legge n. 132/2025 e del Reg. (UE) 2024/1689, informiamo che potranno essere utilizzati sistemi digitali e di AI nel rispetto di trasparenza, proporzionalità e diritti fondamentali.

L’AI sarà impiegata solo come supporto tecnico (analisi, sintesi, redazione, ottimizzazione), senza decisioni autonome, con piena responsabilità dell’azienda.

L’uso avverrà nel rispetto del GDPR, con fornitori conformi e adeguate misure di sicurezza.

Il Cliente può richiedere informazioni, lavorazioni manuali ove possibile e sarà informato di eventuali variazioni.

Comunicazione e diffusione dei dati personali per il perseguimento delle finalità del trattamento.

In tutti i casi sopra illustrati i dati personali che ci avete fornito non saranno mai diffusi verso terzi ma potranno essere comunicati all’esterno a terzi a cui la comunicazione sia necessaria per l’adempimento delle obbligazioni derivanti dai contratti da lei sottoscritti, dalle richieste di preventivo da lei inoltrate e delle prescrizioni di legge (a titolo esemplificativo e non esaustivo: persone, società o studi professionali, che prestino attività di assistenza, consulenza o collaborazione in materia tecnica, di medicina del lavoro, di elaborazione dati, contabile, amministrativa, legale, tributaria e finanziaria. Con riferimento all’art. 13, comma 1, lettera (e) del Regolamento UE, si procede alla indicazione dei soggetti o delle categorie di soggetti che possono venire a conoscenza dei dati personali dell’utente in qualità di responsabili o incaricati e si fornisce di seguito apposito elenco per categorie:

• Personale del Titolare del trattamento, nominato, formato e autorizzato al trattamento;
• Soggetti terzi coinvolti dal Titolare del trattamento per l’organizzazione, l’esecuzione e la gestione amministrativa dei servizi da Lei richiesti (fornitori di servizi, consulenti tecnici, docenti, consulenti informatici, medici del lavoro, legali, fiscali).
• Enti e organi amministrativi pubblici per adempiere agli obblighi previsti dalla legge;

Base giuridica, Obbligatorietà o facoltatività del consenso per il perseguimento delle finalità del trattamento dei dati personali.

La base giuridica che consente la liceità dei trattamenti sopra illustrati è relativa agli art. 6 par. 1 lett. b) ”il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso”, lett. c) “il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento” e per la finalità di cui al punto A.3, lett. f) del Regolamento “il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi”. Per quanto attiene ai dati relativi allo stato di salute la base giuridica è quella relativa all’art. 9 par. 2 lett. h) GDPR: “il trattamento è necessario per finalità di medicina preventiva o di medicina del lavoro, valutazione della capacità lavorativa del dipendente”. Laddove l’interessato non intendesse conferire i dati personali richiesti e necessari in base a quanto precede, la conseguenza potrebbe essere quella della impossibilità di fruire dei servizi erogati da Systema Consulting Srl.

Modalità di trattamento e misure di sicurezza adottate per la protezione dei vostri dati.

Per proteggere i vostri dati ci impegniamo quotidianamente progettando i nostri servizi secondo i principi di privacy by default e privacy by design. Abbiamo nominato un Responsabile della Protezione dei dati (DPO). Tutti i trattamenti sono stati oggetto di valutazione di impatto e sono state predisposte idonee misure di sicurezza per salvaguardarne l’integrità e la disponibilità. Teniamo sempre aggiornato il nostro registro dei trattamenti, tutto il nostro personale incaricato dei trattamenti viene formato sulle corrette modalità di trattamento ed è stato predisposto un regolamento aziendale per il trattamento dei dati personali. I dati sono comunicati a terzi solo se strettamente necessario allo svolgimento dei nostri impegni contrattuali. Abbiamo adottato strumenti hardware e software per proteggerci dal malware informatico e disponiamo di procedure ed infrastrutture idonee per backup e disaster recovery. Tutto il nostro personale segue corsi di aggiornamento in materia di sicurezza informatica. Abbiamo inoltre predisposto adeguate procedure per la gestione di eventuali data breach.

Tempi di conservazione dei dati e altre informazioni.

I dati saranno conservati per i tempi che di seguito si specificano: I dati personali raccolti per finalità pre-contrattuali saranno conservati per un tempo pari a 36 mesi in caso di rifiuto o rinuncia della richiesta. I dati personali raccolti per finalità contrattuali su saranno conservati per un tempo pari a 36 mesi successivi alla scadenza degli impegni contrattuali. I dati personali delle persone che partecipano ad un corso di formazione saranno conservati per un massimo di 10 anni successivi alla data di conclusione dell’evento formativo. Nel caso di eventi negativi (ossia incidenti, morosità, gravi inadempimenti, sofferenze) saranno conservati per fino alla risoluzione dei contenziosi. Restano inoltre fermi i termini quinquennali o decennali di conservazione dei soli documenti e relativi dati di natura civilistica, contabile e fiscale come previsti dalle leggi in vigore. Ai sensi dell’art. 13, comma 1, lettera (f) del Regolamento UE, si informa che, in alcune circostanze, i dati raccolti potranno essere trasferiti a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale all’interno della Unione Europea per l’espletamento delle finalità illustrate precedentemente. I Dati raccolti non sono sottoposti a processi di trattamento automatizzato.

Titolare del trattamento e Responsabile della protezione dei dati (DPO)

Gli estremi identificativi del Titolare del trattamento sono i seguenti: Systema Consulting Srl, Sede legale Via Carlo Arturo Jemolo, 303 – 00156 Roma, Email: info@scitalia.com

Il Responsabile della protezione dei dati (DPO) è disponibile al seguente indirizzo email: DPO@scitalia.com.

L’elenco aggiornato dei Responsabili del trattamento e delle persone autorizzate è reperibile presso la sede indicata.

Esercizio dei diritti da parte dell’interessato.

Si informa l’interessato che: a) ha il diritto di chiedere al Titolare del trattamento l’accesso ai dati personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati; Per esercitare i suddetti diritti sarà sufficiente inviare una mail a info@scitalia.com esplicitando la richiesta. b) egli ha il diritto di proporre un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, seguendo le procedure e le indicazioni pubblicate sul sito web ufficiale dell’Autorità su www.garanteprivacy.it; d) le eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento effettuate su richiesta dell’interessato – salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato – saranno comunicate da Systema Consulting Srl a ciascuno dei destinatari cui sono stati trasmessi i dati personali. Il Titolare del trattamento potrà comunicare all’interessato tali destinatari qualora l’interessato lo richieda. L’esercizio dei diritti non è soggetto ad alcun vincolo di forma ed è gratuito. Eventuali aggiornamenti di questa informativa verranno pubblicati sul sito interne www.scitalia.com.